Cartera de Cobros en Business Central
Expires After: Does not Expire
La cartera es un módulo de la localización española de Business Central que nos permite hacer una gestión de los cobros y los pagos a través de ficheros SEPA que intercambiamos con el banco.
Para la gestión de cobros de clientes, podemos crear una remesa donde incluiremos todas las facturas y todos los efectos de nuestros clientes a los que les tengamos que girar recibos. Con el módulo de cartera podremos generar los ficheros SEPA, hacer la gestión contables de los efectos en gestión de cobro, y finalmente liquidar los recibos cobrados, o recircular los efectos impagados.
Para la gestión de pagos a proveedor mediante transferencia, crearemos una Órden de Pago en Business Central, incluyendo todas las facturas de todos los proveedores a los que les tenemos que hacer una transferencia. Con el módulo de cartera podremos generar los ficheros SEPA, hacer la gestión contable de las facturas en proceso de pago y finalmente liquidar las facturas para saldar la deuda al proveedor.
Es importante tener en cuenta que Business Central va a llevar a cartera únicamente aquellas facturas o efectos configuradas para ello. Así, es importante usar la forma de pago adecuada a cada caso. También hay que tener en cuenta que el módulo de cartera no incluye los abonos. Durante el curso explicamós que implicación tiene y que pasos hay que seguir para liquidar los abonos antes de crear las remesas y las órdenes de pago.
En este curso vamos a ver:
- Cómo configurar las facturas y los efectos para que vayan a cartera
- Cómo crear una remesa para generar el fichero SEPA y así girar los recibos a nuestros clientes
- Qué información hay que incluir en la ficha del cliente y en la ficha del banco para poder generar el fichero SEPA con un formato correcto
- Qué implicaciones contables tienen los registros de remesas
- Cómo liquidar y cómo recircular efectos
Para más información, puedes consultar la documentación oficial de Microsoft, en el artículo del Docs: Módulo de Cartera.
Lección 1. Crear una remesa y añadir facturas
En esta lección vamos a ver cómo crear una remesa en Business Central para así poder generar el fichero SEPA y que el banco pueda girar los recibos de nuestros clientes.
Al crear una remesa tenemos que indicar en qué banco vamos a hacer la gestión. En Business Central, tenemos que tener la ficha de la cuenta bancaria correctamente configurada. Lo vemos durante la lección.
Al crear la remesa también tenemos que indicar si se trata de un factoring o no. Un factoring es un acuerdo al que llegamos con nuestro banco mediante el cual le estamos cediendo al banco los derechos de cobro de las facturas de nuestros clientes. Dependiende del acuerdo al que lleguemos con el banco, el factoring podría incluir el riesgo de insolvencia del cliente o la financiación anticipada.
Si incluye el riesgo de insolvencia, significa que si finalmente el cliente no paga la factura, el banco nos va a abonar el importe de la misma igualmente, y serán ellos los que después hagan la gestión de la morosidad e intenten cobrar la factura por otros medios.
Si nuestro acuerdo incluye financiación anticipada, significa que el banco nos va a ingresar hoy el importe total de la remesa, aunque las facturas incluidas en la remesa no venzan hasta dentro de 30 o 60 días. De esta forma nosotros podemos disponer del dinero en efectivo de forma anticipada.
Al registrar facturas en Business Central es importante saber si la factura que vamos a gestionar con factoring o no. El motivo es que en el caso de remesas de factoring, Business Central únicamente nos permite incluir documentos pendientes de tipo Factura, mientras que si la remesa no es de factoring únicamamente nos permite incluir documentos de tipo efecto.
Ir al vídeo de la lección 1. Crear una remesa y añadir facturas
Lección 2. Configurar el banco y el cliente
Para poder exportar la remesa debemos tener las configuraciones adecuadas dentro de Business Central, tanto en la ficha del banco, como en la ficha del cliente. Esto es así porque el banco únicamente aceptarà ficheros SEPA que tengan toda la información necesaria.
Desde la remesa hacemos clic en la acción “Exportar remesa a archivo” y Business Central va a hacer una serie de comprobaciones antes de generar el fichero. En el ejemplo que estamos viendo hemos creado una cuenta bancaria nueva y un cliente nuevo con las configuraciones mínimas. Lo hemos hecho expresamente para poder ver qué comprobaciones va a hacer el sistema y cómo tenemos que ir solucionando los problemas a medida que nos los va mostrando.
En la ficha de la cuenta bancaria, debemos informar los siguientes campos:
- Campo “Formato de exportación de adeudo directo SEPA”. El campo se encuentra en la sección General, cuando hemos hecho clic en la opción Mostrar más.Aquí debemos indicar qué formate de fichero queremos que Business Central cree. Tenemos la opción de seleccionar los antiguos formatos de la norma 19 o la norma 32, aunque para la lección vamos a usar el nuevo formato SEPA de adeudo directo, que todos los bancos admiten.
- Campo “Nº acreedor”. Nuestro banco nos debe de proporcionar su número de acreedor y debemos de informar de éste valor en la ficha de la cuenta bancaria dentro de Business Central, ya que es una información que debe de estar presente en el fichero SEPA para que sea válido.
- Campo “IBAN”. Debemos de indicar el IBAN de nuestro banco ya que debe de ir al fichero SEPA para que éste sea correcto. En Business Central lo podemos informar en la ficha de la cuenta bancaria, en la sección Transferencia.
En la ficha del cliente, debemos proporcionar la siguiente información:
- Campo “Tipo Socio”. En la ficha del cliente, en la sección General, debemos de informar el campo Tipo Socio, que puede ser Empresa o Persona. Al crear la remesa también tenemos que informar de éste valor en la cabecera de la remesa, de forma que si estamos creando una remesa para particulares, todas las facturas que incluyamos en la remesa deben de ser para clientes particulares.
- Banco del cliente. Debemos crear un banco del cliente e informar del IBAN y del SWIFT de la cuenta bancaria del cliente. Si no tenemos ésta información no se podrá crear el fichero SEPA ya que dará errores de validación.
- Órden de domiciliación de adeudo directo SEPA. Para que podamos girar recibos a un cliente, éste nos tiene que haber autorizado y nos tiene que haber firmado un documento con las condiciones de tal autorización. En Business Central debemos de crear un registro en la página “Órdenes de domiciliación de adeudo directo SEPA” para informar de las características clave de la autorización. Business Central necesita saber en qué banco el cliente nos ha autorizado a girarle los recibos; cuáles son las fechas de validez de la autorización; y si la autorización es para un único recibo, para un número concreto de recibos (por ejemplo 10),o para un número indefinido de recibos. En el último de los casos marcaremos el campo “Ignorar número de debe esperado”.
Con toda esta información rellenada, el sistema es ahora capaz de generar el fichero SEPA. Antes de continuar el proceso dentro de Business Central, es importante ir a la web del banco e intentar importar el fichero SEPA allí, ya que el banco va a hacer más comprobaciones y es posible que debemos corregir o informar más datos antes de poder proceder.
Es importante tener en cuenta que todas las configuraciones que hemos realizado en esta lección las vamos a tener que hacer únicamente la primera vez, ya que una vez tenemos tanto el cliente como el banco configurado crear remesas dentro de Business Central va a ser una tarea mucho más senzilla.
Para más información, puedes visitar la documentación oficial de Microsoft, en al artículo del Docs: Cobrar pagos mediante adeudo directo SEPA
Ir al vídeo de la lección 2. Configurar el banco y el cliente
Lección 3. Registrar la remesa
Una vez hemos exportado la remesa al fichero SEPA y lo hemos validado en la web del banco, el siguiente paso en Business Central es registrar la remesa. Este paso va a tener efectos contables, ya que los saldos de los clientes van a cambiar de cuenta contable.
Antes de hacer el registro, las facturas se encuentran en la siguiente situación:
- En los movimientos de cliente, la Situación Documento de las facturas es Rem./Ord. Pago. Business Central sabe que esta factura la hemos añadido en una remesa y por la tanto hemos empezado a gestionar el cobro de la misma. Para evitar duplicidades el sistema ya no nos va a dejar liquidar la factura de ninguna otra forma: ni registrando el cobro desde diario, ni liquidando los saldos contra un abono.
- Contablemente el saldo de las facturas se encuentra en la cuenta 4300001. Esto es así porque el Grupo Registro Cliente del cliente es NAC (Nacional), y en la configuración del grupo registro cliente hemos indicado que la cuenta de clientes es la 430.1.
Revisando la configuración del grupo registro cliente vemos que en el campo Cta. facturas al cobro tenemos configurada la 4300003, lo que significa que una vez registremos la remesa los saldos de las facturas van a pasar de la 430.1 a la 430.3.
Vamos a la remesa y hacemos clic en la acción Registrar. El sistema mostrará un mensaje advirtiendo que la remesa no ha sido impresa. En realidad no importa si la hemos impreso o no. Lo que importa es si hemos exportado el fichero o no, ya que una vez registremos ya no vamos a poder generar el fichero. Así que cuando veamos este mensaje tenemos que pensar “¿he exportado el fichero?” y únicamente confirmar el registro si efectivamente tenemos el fichero validado en la web de nuestro banco.
Una vez hemos registrado la remesa ésta pasa a otra página, la de Remesas Registradas. En la página de Remesas Registradas encontraremos todas aquellas remesas que hemos llevado al banco para que se giren los recibos, pero que todavía estamos pendientes de que el banco nos ingrese el dinero en nuestro extracto.
Si vamos a comprobar los registros contables veremos que efectivamente los saldos han pasado de la 430.1 a la 430.3, y si vamos a los movientos de cliente veremos que la Situación Documento de las facturas es ahora Rem./Ord. Pago Regis. En cualquier caso la factura sigue estando pendiente y sigue contando para el saldo y el riesgo del cliente, ya que todavía podemos tener impagados.
En la siguiente lección vamos a ver cómo registrar la liquidación de las facturas a medida que el banco nos vaya ingresando el importe de las facturas en nuestro extracto.
Ir al vídeo de la lección 3. Registrar la remesa
Lección 4. Liquidar la remesa
En lecciones anteriores vimos cómo crear una remesa al cobro, exportar el fichero SEPA y registrar la remesa en Business Central para que los saldos de las facturas pasen a la cuenta contable 430.3.
Al tratarse de una remesa al cobro ahora toca esperar a que llegue el dia del vencimiento. Cuando en el extrato del banco vemos que ya nos han ingresado el importe de la primera de las facturas, tenemos que ir a Business Central a liquidarla.
Tenemos que ir a la página de Remesas Registradas y abrir nuestra remesa. Seleccionamos la línea de la factura que vence primera y hacemos clic en la acción Liq. Total que encontramos en el menú de acciones de las líneas. En la ventana que se abre indicaremos la fecha de registro, que es la fecha que el sistema usará para contabilizar el pago.
Una vez finalizado el registro podemos observar que, en la remesa, la línea aparece ahora con el estago pagado e importe pendiente cero, mientras que el resto de líneas siguen con el estado pendiente. También podemos ir a los movimientos del cliente y veremos que la línea de la factura está marcada también como pagada con importe pendiente cero, y además ha aparecido un movimiento de cliente nuevo que se corresponde con el pago. Al ver los movimientos asociados al pago podemos observar que contablemente se ha cancelado el saldo de la cuenta contable 430.3 y se ha incrementado el saldo de la cuenta contable 572 que corresponde al banco. Addicionalmente, en Business Central se ha creado un movimiento de banco de forma que se ha incrementado el saldo en la Cuenta Bancaria que mantenemos en el sistema.
Al llegar el vencimiento de la segunda de las facturas, repetiremos la operación y obtendremos los mismos registros en Business Central. En lugar de seleccionar únicamente la línea que queremos liquidar, esta vez las vamos a seleccionar todas, pero vamos a marcar la opción Sólo docs. vencidos. De esta forma el sistema filtrará por fecha de vencimiento y va a liquidar únicamente aquellas facturas que sean anteriores o iguales a la fecha de registro indicada.
Por último vamos a liquidar la última de las facturas incluidas en la remesa, pero esta vez vamos a usar la opción de Liq. parcial, para los casos en los que el banco únicamente nos ingresa parte del importe que habíamos incluido en la remesa. En este caso la línea de la remesa sigue en estado pendiente, aunque el importe pendiente ha disminuido. Lo mismo observamos en el movimiento de cliente que corresponde a la factura, ya que sigue abierto aunque con un importe pendiente inferior. Posteriormente podemos liquidar el importe restante desde la remesa.
Una vez una remesa se ha liquidado completamente, desaparece de la página de Remesas Registradas, ya que en esta página únicamente vemos aquellas remesas “vivas” de las que estamos pendiente de los ingresos en los próximos días. La remesa ha pasado a la página de Remesas Cerradas, donde veremos todas las remesas que hemos ido gestionando a lo largo de todos los años.
Ir al vídeo de la lección 4. Liquidar la remesa
Lección 5. Remesa al descuento
Las remesas al descuento es una forma de financiación de las empresas, ya que el banco nos ingresa, de forma anticipada, el importe de las facturas sin que tengamos que esperar a la fecha del vencimiento. Para poder crear esta tipo de remesas, tenemos que tener un acuerdo con el banco, en el qual nos dará todos los detalles de los importes máximos que podemos adelantarnos, los porcentages que nos van a anticipar y los intereses que nos cobrarán por este tipo de operaciones.
En Business Central hemos registrado tres nuevas facturas para poder hacer el ejemple. Crearemos una remesa nueva, indicando el banco, la fecha de registro, el tipo de socio, y el Tipo gestión=Descuento.
Para añadir facturas a la remesa usaremos la acción Docs. > Insertar que encontramos en la sección de acciones de las líneas. Una vez hemos incluido las facturas tenemos que Exportar remesa a archivo para que Business Central pueda crear el fichero SEPA. Debemos ir al banco e importar el fichero para asegurar que el banco lo acepta y no hay problemas de configuración. Es importante exportar el fichero SEPA antes de registrar, ya que una vez registrada la remesa en Business Central, ésta se mueve a la página de remesas registradas y desde allí ya no es posible exportar el fichero SEPA.
Hemos podido exportar el fichero SEPA sin errores ya que en lecciones anteriores estuvimos completando todas las configuraciones necesarias. Puedes consultar la lección 2 de este curso para más información.
- En la ficha del banco:
- Tuvimos que informar el campo “Formato de exportación de adeudo directo SEPA”, para que Business Central supiera que queremos que se creen ficheros SEPA.
- Tuvimos que informar el campo “Nº acreedor” que nos proporcionó el banco.
- Tuvimos que informar el campo “IBAN”.
- En la ficha del cliente:
- Tuvimos que informar el campo “Tipo Socio”.
- Tuvimos que crear el Banco del cliente, indicando el IBAN y el SWIFT de la cuenta bancaria del cliente.
- Tuvimos que crear la Órden de domiciliación de adeudo directo SEPA, que es donde informamos de las condiciones por las cuales el cliente nos ha autorizado a girar los recibos.
En el momento del registro, Business Central nos va a pedir una configuración addicional, que no era necesaria en el caso de las remesas al descuento. Se trata de la clasificación del cliente, o el riesgo del cliente. Se trata del porcentage que el banco nos va a anticipar, que puede ser un porcentage distinto para cada cliente, en función del riesgo que el banco haya calculado para el cliente. Debemos informar de los porcentages para cada cliente en la ficha del banco.
Al registrar la remesa Business Central tendremos las siguiente implicaciones contables:
- Los saldos de las facturas van a moverse de la cuenta contable 430.1(clientes nacionales) a la cuenta 430.4 (cta. facts. descontadas)
- De forma inmediata se va a registrar un ingreso en nuestro banco según el porcentage del riesgo del cliente. Como contrapartida, se va a usar la cuenta 5208002 (Cta. deudas facts. descontadas)
- En la ficha del cliente no se va a registrar ningún movimiento y el importe total de la factura sigue pendiente para el cliente, ya que es el banco el que nos ha proporcionado el dinero y no el cliente.
Una vez llegue la fecha del vencimiento de las facturas incluidas en la remesa, podemos registrar las liquidaciones de la misma forma que lo hacemos para las remesas al cobro. Podemos registrar liquidaciones totales o parciales. Estas son las implicaciones contables de las liquidaciones:
- Se va a crear un movimiento de cliente por el importe total de la factura, de forma que la factura ya no está pendiente.
- Se va a crear un movimiento de banco por el importe que el banco no nos había avanzado.
- Contablemente se saldarán las cuentas 430.4 y 5208002.
Ir al vídeo de la lección 5. Remesa al descuento
Lección 6. Recircular facturas impagadas
Habrá ocasiones en las que ciertas facturas incluidas en una remesa resulten impagadas o rechazadas. En esta lección veremos cómo hay que gestionar estos casos en Business Central y qué implicaciones contables comporta.
Hasta el momento hemos estado registrando remesas de factoring, que son las que nos permiten añadir facturas. Al combinar las modalidades con recurso/sin recurso con cobro/descuento tenemos hasta 4 combinaciones posibles. En cada una de ellas de gestión de los impagados será ligeramente distinta.
- Remesas de factoring al cobro, con recurso
- Remesas de factoring al cobro, sin recurso
- Remesas de factoring al descuento, con recurso
- Remesas de factoring al descuento, sin recurso
Rechazar una factura. El sistema únicamente nos permite rechazar facturas en el caso de remesas de factoring con recurso, ya sean al cobro o al descuento. Al usar esta opción, Business Central ejecuta las siguientes acciones:
- En la remesa, la factura queda marcada como impagada
- En el movimiento de cliente, la factura queda marcada como impagada con todo el importe pendiente. No se registran nuevos movimientos.
- Las implicaciones a nivel contables son las siguientes:
- Al registrar la remesa al cobro, se movió el saldo de la 430.1 (cliente nacionales) a la 430.3 (Cta. facturas al cobro). Al rechazar se vuelve a mover el saldo esta vez de la 430.3 a la 430.5 (Cta. facturas impagadas).
- Al registrar la remesa al descuento, se movió el saldo de la 430.1 (cliente nacionales) a la 430.3 (Cta. facturas al cobro). Addicionalmente el banco nos ingresó un porcentage del importe de la factura por lo que se incrementó el saldo de la cuenta 572 (banco) y como contrapartida se usó la cuenta 5208 (cta. deudas facts. descontadas).
Al rechazar se pasa el saldo del cliente a la 430.5 (Cta. facturas impagadas) y se revierte el asiento 572 v 5208, ya que el banco nos a va cargar el importe que en su día nos avanzó.
Recircular una factura. La opción de recircular se usa cuando inicialmente se ha dado por pagada (liquidada) una factura, y no es hasta unos días más tarde que nos devuelven el recibo. Lamentablemente Business Central únicamente permite recircular efectos (y no facturas), por lo que no nos queda más remedio que dar la factura por liquidada y registrar manualmente un asiento en el diario para descontar el ingreso del banco y devolver el saldo a la cuenta del cliente. Las implicaciones de esta acción son las siguientes:
- Al registrar y después liquidar una factura (ya sea al cobro o al descuento), en Business Central acabamos con la siguiente situación:
- En la remesa, la factura queda como liquidada
- En el movimiento del cliente, la factura queda como pagada con importe pendiente 0.
- A nivel contable las cuentas 430.1, 430.3 y 5208 han quedado liquidadas (saldo 0)
- En el banco (cuenta 572), tenemos el importe íntegro de la factura. En el caso de una factura al cobro habrá un único movimiento de banco, y en el caso de una factura al descuento puede haber dos movimientos que sumados será el importe íntegro de la factura.
- La recirculación la haremos manualmente desde un diario de cartera. Tenemos que revertir la situación que ha quedado después del punto 1. Para ello crearemos las siguiente líneas en el diario:
- Un movimiento al debe contra el cliente, que una vez registrado aumetará el saldo de la cuenta 430.1
- Un movimiento al haber contra el banco, para dejarlo a cero.
En cualquiera de los casos podremos hacer gestiones para cobrar esos impagados. Quizá los incluyamos en una nueva remesa, o quizá el pago venga por otros canales como podría ser una transferencia. Como los movimientos siguen pendientes en la ficha del cliente, podremos trabajar con ellos de forma normal.
Ir al vídeo de la lección 6. Recircular facturas impagadas
Lección 7. Remesas con efectos
Hasta el momento, en lecciones anteriores, hemos estado creando remesas de Factoring, que son las que permiten incluir facturas. Ahora vamos a registrar facturas que creen efectos para poder crear remesas que no sean de factoring.
¿Qué es un efecto comercial? Es un derecho de cobro expresado en un documento que contiene el importe, la fecha de vencimiento y la parte deudora y acreedora. Su utilidad más destacada es la posibilidad de poder cederle a otra empresa que sea el titular de esa deuda. A nivel contable, la deuda por efectos se registra en una cuenta contable distinta a la que usamos para las facturas.
A efectos de Business Central, estas son las implicaciones de los efectos:
- Debemos usar una forma de pago que esté configurado con el campo Crea efectos = Sí. La entidad de cobro debe ser banco para que se puedan incluir los efectos en una remesa.
- Al registrar la factura, el sistema creará un movimiento de cliente y los asientos contables normales de una factura.
- Inmediatamente después, Business Central creará nuevos movimientos de cliente para
- Liquidar la factura anterior
- Crear un movimiento de tipo efecto en su lugar
- A nivel contable, el saldo se moverá de la cuenta 430 (clientes nacionales) a la 431 (efectos en cartera)
Una de las características interesantes de los efectos es que podemos crear más de uno para una misma factura, y de esta forma podemos repartir la deuda entre varias fechas de vencimiento.
Una vez tenemos los efectos registrados, podemos incluirlo en una remesa ya sea al cobro o al descuento. El procedimiento es el mismo que en el caso de las remesas de facturas:
- Creamos la remesas e insertamos los efectos.
- Exportamos el fichero SEPA para llevarlo al banco.
- Registramos la remesa, que pasa a la página de remesas registradas.
- Una vez llega la fecha de vencimiento, podemos
- Liquidar los efectos, para que se cree un movimiento de cliente que salde la deuda.
- Rechazar los efectos, en caso que hayan venido impagados.
- Recircular los efectos, en caso que incialmente se hayan abonado y más tarde devuelto.
A nivel de configuraciones, necesitamos las mismas configuraciones que ya vimos en la lección 2 para las remesas de facturas:
- En la ficha del banco:
- El campo “Formato de exportación de adeudo directo SEPA” tiene que estar informafo para que Business Central sepa que queremos crear ficheros tipo SEPA.
- En el campo “Nº acreedor” hay que informar del valor que nos proporciona el banco.
- El campo “IBAN” debe estar informado.
- En la ficha del cliente:
- Tenemos que indicar el “Tipo Socio” (empresa o persona).
- Hay que crear el Banco del cliente, indicando el IBAN y el SWIFT de la cuenta bancaria del cliente.
Hay que crear la Órden de domiciliación de adeudo directo SEPA, que es donde indicamos de las condiciones por las que el clinte nos ha autorizado a que añadamos sus efectos en remesas.
Ir al vídeo de la lección 7. Remesas con efectos
Soy Laura Nicolàs, una de las gemelas del Navision.
Llevo más de 14 años trabajando con Business Central (antes conocido como Dynamics NAV o Navision). Hago consultoría, análisis, desarrollo, implantación, migraciones, actualizaciones de versión (upgrade), instalación, soporte y formación.
La formación es una de mis pasiones, así que estoy siempre grabando cursos que tienes disponibles en ClipPlatform.com
+40 cursos y +450 lecciones. Hay cursos para usuarios, para consultores y para programadores.
