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Hola, estoy dándole vueltas al tema de adquirir licencias limitadas de usuario y me surgen dudas importantes.
Los usuarios que tienen Tipo de licencia Limitado ¿qué clase de cosas si pueden hacer?
¿Pueden acceder a los pedidos, modificarlos, editar notas, etc? ¿Podrán hacer devoluciones de producto?
La duda es si son operativas en el día a día este tipo de licencias o, por otro lado, están muy limitadas y no son realmente funcionales.Si alguien tiene ejemplos reales de uso, más allá de la lectura de datos, se lo agradecería.
Hola Miguel,
Están realmente limitadas y no son operativas.
Un usuario limitado puede acceder en modo lectura a toda la aplicación, pero en modo escritura a sólo 3 tablas.Escribir sólo en 3 tablas es muy poco. Si tienes que crear un pedido, puedes necesitar escribir en múltiples tablas:
* Cabecera
* Líneas
* Comentarios
* Reserva de productos
* Asignación de Cargos de productos
* Aprobación de documentos
* Etc.Depende de qué funcionalidades utilices.
Pero en cualquier caso, escritura en 3 tablas, se consume extremadamente rápido.Y por cierto, un usuario limitado no puede registrar. Porque sólo el proceso de registro ya escribe en múltiples tablas: cabecera histórico, líneas histórico, movimientos de contabilidad, registro de movimientos de contabilidad, movimientos de producto, registro de movimientos de producto, movimientos de valor, ficha del producto, movimiento de cliente, movimiento de cliente detallado, etc.
Para controlar qué 3 tablas tiene que poder escribir el usuario tienes 2 opciones:
* Crear y asignarle un rol (o conjunto de permisos), en el que controles exactamente en qué 3 tablas puede escribir
* Si por permisos puede escribir en más de 3 tablas, cuando inicie sesión, NAV empezará a contar las tablas en las que escribe. A la que intenté escribir en la cuarta tabla, NAV le dirá que no tiene permisos. Después puede cerrar la sesión, volver a abrir, y entonces se le pone el contador a 0 y puede escribir de nuevo en 3 tablas (que no tienen porque ser las mismas que en la sesión anterior). Pero esto es un rollazo.
Después viene el usuario y te dice: ayer pude modificar la ficha del producto y hoy me dice que no tengo permisos.
Eso es porque ayer, al abrir NAV, lo primero que hizo fue modificar la ficha del producto. Todavía tenía saldo de tablas en las que podía escribir.
Hoy, primero ha creado un pedido (con lo que ha consumido el saldo), y después intenta modificar la ficha del producto y ya no tiene permiso porque en esta sesión ya ha consumido el saldo de tablas en las que podía escribir.Si el usuario lo sabe y en NAV tiene que realizar relativamente pocas cosas (de escritura), pues lo del usuario limitado puede servir. Pero si no…
Para que lo puedas probar por ti mismo, y saber a cuantas tablas en modo escritura necesita un usuario para su día a día (si es que ya estás utilizando NAV), te recomiendo lo siguiente:
Al usuario con el que quieras hacer la prueba, pídele que inicie sesión, y pon en marcha una herramienta llamada “Permission Recorder”.
Que el usuario haga su trabajo normal en NAV durante el día.
Al final del día, antes de cerrar sesión, que detenga el “Permission Recorder”.Con los datos del Permission Recorder podrás ver a cuantas tablas ha accedido en modo lectura. Podrás contarlas, y podrás ver si para tu caso es aceptable el tener usuarios limitados.
Si no conoces como funciona el “Permission Recorder”, lo explico en el curso de Gestión de Usuarios y Permisos, en la Lección 6. Herramienta de Registro de Permisos.
Un saludo,
Cristina NicolàsHola Miguel,
Las licencias limitadas tienen permiso para escribir en 3 tablas.
El recuento de tablas se “reinicia” cada vez que cierras/abres una nueva sesión.
Es decir, en al primera sesión puedes escribir en las tablas 1-2-3, por ejemplo, y en una segunda sesión podrías escribir en las tablas 10-11-12. Esto no lo he visto en ningún documento oficial, pero fue una prueba empírica que hice con NAV 2017 y era así!Hay algunas restricciones. Los usuarios limitados no puedes escribir en las siguientes tablas:
– T17 General Ledger Entry. O sea, no pueden registrar nada que implique un movimiento contable.
– T2000000004 Permission Set, T2000000005 Permission, T2000000053 Access Control.La idea de las licencias limitadas es que puedas hacer lo siguiente:
- Crear un cliente/proveedor
- Crear una oferta
- Enviar una oferta por email, enviarla para aprovar, o convertirla a pedido
- Crear un pedido de venta/compra y/o mandarlo a aprovación
- Otras tareas, siempre que no se superen las 3 tablas, ni se escriba en tablas no permitidas.
Según el documento “Dynamics NAV 2018 Licensing Guide”
The following tables do not count towards the maximum of three permitted for Limited Users in Microsoft Dynamics NAV 2018.18 Customer
19 Cust. Invoice Disc.
23 Vendor
24 Vendor Invoice Disc.
36 Sales Header
37 Sales Line
38 Purchase Header
39 Purchase Line
43 Purch. Comment Line
44 Sales Comment Line
51 User Time Register
52 Batch Processing Parameter
63 Account Use Buffer
97 Comment Line
130 Incoming Document
133 Incoming Document Attachment
143 ECSL VAT Report Line Relation
222 Ship-to Address
224 Order Address
225 Post Code
249 VAT Registration Log
308 No. Series
309 No. Series Line
336 Tracking Specification
337 Reservation Entry
348 Dimension
355 Dimension Ledger Entry
356 Journal Line Dimension
357 Document Dimension
358 Production Document Dimension
359 Posted Document Dimension
361 G/L Budget Dimension
389 Service Contract Dimension
405 Change Log Entry
454 Approval Entry
455 Approval Comment Line
480 Dimension Set Entry
481 Dimension Set Tree Node
487 Business Chart User Setup
730 Standard Address
749 Date Lookup Buffer
760 Trailing Sales Orders Setup
762 Account Schedules Chart Setup
763 Acc. Sched. Chart Setup Line
770 Analysis Report Chart Setup
771 Analysis Report Chart Line
832 Workflows Entries Buffer
869 Cash Flow Chart Setup
880 Excel Template Storage
900 Assembly Header
901 Assembly Line
904 Assemble-to-Order Link
906 Assembly Comment Line
950 Time Sheet Header
951 Time Sheet Line
952 Time Sheet Detail
953 Time Sheet Comment Line
954 Time Sheet Header Archive
955 Time Sheet Line Archive
956 Time Sheet Detail Archive
957 Time Sheet Cmt. Line Archive
959 Time Sheet Chart Setup
1236 JSON Buffer
1311 Mini Last Used Chart
1314 User Tours
1319 Sales by Cust. Grp.Chart Setup
1432 Net Prmoter Score Setup
1470 Product Video Buffer
1504 Workflow Step Instance
1506 Workflow Table Relation Value
1511 Notification Entry
1519 Notification Context
1522 Workflow Event Queue
1523 Workflow Step Argument
1524 Workflow Rule
1530 Workflow Step Instance Archive
1542 Workflow Webhook Sub Buffer
1550 Restricted Record
1670 Option Lookup Buffer
1701 Deferral Header
1702 Deferral Line
1808 Aggregated Assisted Setup
2160 Calendar Event
2190 O365 Sales Graph
5050 Contact
5051 Contact Alt. Address
5052 Contact Alt. Addr. Date Range
5053 Business Relation
5054 Contact Business Relation
5056 Contact Mailing Group
5058 Contact Industry Group
5061 Rlshp. Mgt. Comment Line
5062 Attachment
5065 Interaction Log Entry
5072 Campaign Entry
5075 Logged Segment
5078 Segment History
5080 To-do
5086 Cont. Duplicate Search String
5092 Opportunity
5093 Opportunity Entry
5106 Document Dimension Archive
5107 Sales Header Archive
5108 Sales Line Archive
5109 Purchase Header Archive
5110 Purchase Line Archive
5113 Contact Dupl. Details Buffer
5123 Inter. Log Entry Comment Line
5125 Purch. Comment Line Archive
5126 Sales Comment Line Archive
5127 Deferral Header Archive
5128 Deferral Line Archive
5150 Integration Page
5151 Integration Record
5152 Integration Record Archive
5199 Attendee
5200 Employee
5201 Alternative Address
5203 Employee Qualifications
5205 Employee Relative
5207 Employee Absence
5214 Misc. Article Information
5373 CRM Full Synch. Review Line
5475 Sales Invoice Entity Aggregate
5487 Balance Sheet Buffer
5495 Sales Order Entity Buffer
5499 Aged Report Entity
5503 Acc. Schedule Line Entity
5507 Sales Cr. Memo Entity Buffer
5509 Attachment Entity Buffer
5648 FA Allocation Dimension
5765 Warehouse Request
5766 Warehouse Activity Header
5772 Registered Whse. Activity Hdr.
5773 Registered Whse. Activity Line
5806 Contact Duplicate Search
5809 Item Charge Assignment (Sales)
5814 Inventory Period
6304 Power BI User Configuration
6550 Whse. Item Tracking Line
7002 Sales Price
7004 Sales Line Discount
7012 Purchase Price
7014 Purchase Line Discount
7135 Item Budget Dimension
7310 Warehouse Journal Batch
7311 Warehouse Journal Line
7312 Warehouse Entry
7313 Warehouse Register
7318 Posted Whse. Receipt Header
7319 Posted Whse. Receipt Line
7320 Warehouse Shipment Header
7321 Warehouse Shipment Line
7322 Posted Whse. Shipment Header
7323 Posted Whse. Shipment Line
7324 Whse. Put-away Request
7325 Whse. Pick Request
7326 Whse. Worksheet Line
7331 Whse. Internal Put-away Header
7332 Whse. Internal Put-away Line
7354 Bin
7800 MS-Event Emitter Event Codes
8450 Field Buffer
8620 Config. Tmpl. Selection Rules
9050 Warehouse Basic Cue
9051 Warehouse WMS Cue
9052 Service Cue
9053 Sales Cue
9054 Finance Cue
9055 Purchase Cue
9090 Autocomplete Address
9150 My Customer
9151 My Vendor
9152 My Item
9180 Generic Chart Setup
9500 Email Item
9510 Email Parameter
12170* Payment Lines
99000850 Planning Assignment
2000000067 User Default Style Sheet
2000000068 Record Link
2000000073 User Personalization
2000000075 User Metadata
2000000080 Page Data Personalization
2000000111 Session EventSalut!
Laura NicolàsVale… veo que Cristina y yo hemos respondido a la vez con versiones distintas .-p
Según la Licensing Guide las tablas Sales Header y Sales Line (entre muchas otras) no cuentan, por lo que crear un pedido no tiene que ser problema…
Haz la prueba con el registro de permisos, como propone Cristina, y sales de dudas.
Salut!
Laura Nicolàs
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