Gestión de pagos en Business Central
En este curso veremos las distintas opciones que nos ofrece Business Central para gestionar los pagos que realizamos a nuestros proveedores.
El primer paso para la gestión de los pagos es saber cuándo y cómo debemos realizar los pagos. Información que quedará guardada en todas y cada una de las facturas de compra que registremos gracias a los Términos de Pago y las Formas de Pago.
Posteriormente, de cara a poder efectuar pagos es importante saber, de entre todas las facturas de proveedor que tenemos registradas en el sistema, cuáles están ya pagadas y cuáles no. Información que en Business Central sabemos a través de las liquidaciones de movimientos de proveedor.
A partir de aquí podremos empezar a pagar aquello que tenemos pendiente y a registrarlo en el sistema. Veremos que en Business Central hay múltiples formas de realizar el registro: a través del diario de pagos u otros diarios, a través del módulo de Cartera, sugiriendo pagos a proveedores, etc.
Lección 1. Cuando pagar: Fechas de Vencimiento
Para poder llevar una buena gestión de los pagos a realizar, uno de los datos más importantes que debemos saber es cuándo debemos pagar cada una de las facturas, dato que queda almacenado en la Fecha de Vencimiento.
En esta lección veremos cómo el sistema calcula la fecha de vencimiento de un documento de compra en función de los términos de pago establecidos por defecto en la ficha del proveedor y de una fecha de referencia como es la fecha de emisión del documento.
Veremos también cómo, independientemente del cálculo de fecha de vencimiento que haya hecho Business Central por defecto, el usuario tiene la capacidad de influir sobre la fecha de vencimiento de 3 formas distintas:
- Cambiando la fecha de emisión del documento: al cambiar la fecha de emisión del documento, Business Central calculará de nuevo la fecha de vencimiento aplicando de nuevo la fórmula de fecha indicada por los términos de pago.
- Cambiando los términos de pago a utilizar: al cambiar los términos de pago, Business Central calculará de nuevo la fecha de vencimiento aplicando la nueva fórmula de fecha indicada por el nuevo términos de pago.
- Estableciendo manualmente una fecha de vencimiento: la fecha de vencimiento que calcula Business Central no es más que una propuesta que hace el sistema. En el caso de las compras, cuando el usuario confecciona y registra una factura de compra normalmente es porque tiene físicamente la factura emitida por el proveedor. En dicha factura, seguramente el proveedor nos indique la fecha en la que quiere ser pagado. En este caso, el usuario puede informar directamente de esta fecha en el documento que está a punto de registrar.
Finalmente, una vez registremos la factura de compra que estuviéramos confeccionando, veremos que la fecha de vencimiento que hemos establecido en el documento de compra se trasladará a un campo que lleva el mismo nombre y que encontramos en los movimientos de proveedor. Esta será la fecha que realmente se utilizará en la gestión de los pagos.
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Lección 2. Términos de pago
En la lección anterior vimos que en Business Central los términos de pago determinan el cálculo de la fecha de vencimiento. En esta lección veremos cómo están configurados los términos de pago y cómo a través de ellos podemos conseguir distintos comportamientos.
Los términos de pago contienen la siguiente información:
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- Código: un código descriptivo del término de pago.
- Descripción: una descripción en lenguaje natural del término de pago.
- Cálculo de fecha de vencimiento: una fórmula de fecha para calcular el vencimiento. Una fórmula de fecha puede incluir unidades de medida como D para días, S para semanas, M para meses, T para trimestres o A para años. Además, puede ser una fórmula simple o compleja.
- Nº máx. días hasta fecha vencimiento: este es un campo específico de la localización española de Business Central. Indica el número máximo de días naturales que pueden pasar entre la fecha de emisión del documento y la fecha de vencimiento. Si este campo se deja vacío, entonces el sistema no hace ningún tipo de comprobación. Sin embargo, si establecemos un cierto número en este campo, Business Central comprobará si la fecha de vencimiento supera el número de días establecido en este campo, y en caso de ser así, nos dará un error y no nos permitirá utilizar una fecha de vencimiento que supere el Nº máx. días establecido en este campo.
- Nº plazos: en la localización española de Business Central es posible configurar términos de pago que calculen múltiples vencimientos para un mismo documento. En caso de tener múltiples plazos, debemos configurar también:
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- % del total: en cada uno de los plazos, que porcentaje del importe total de la factura hay que pagar
- Distancia entre plazos: una nueva fórmula de fecha para calcular los vencimientos de los subsiguientes plazos en relación a la fecha de vencimiento del plazo anterior.
- Distribución IVA: sólo en caso de tener un término de pago con múltiples vencimientos, debemos decidir si el IVA se pagará en el primer plazo, en el último plazo, o de forma proporcional siguiendo los mismos porcentajes que el importe de factura.
Aunque tengamos un término de pago configurado con múltiples plazos o vencimientos, Business Central no calcula realmente los múltiples vencimientos si no utilizamos de alguna forma el módulo de cartera español, en concreto, la opción de creación de efectos.
Existen 3 campos más en los términos de pago que hacen referencia a descuentos por pronto pago. Pero esto lo veremos más adelante.
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Lección 3. Días de pago y periodos de No-pago
En Business Central, los términos de pago determinan el cálculo de la fecha de vencimiento. Pero hay una segunda funcionalidad que también influye en el cálculo final de la fecha de vencimiento: los días pago y los periodos no-pago.
Con los días de pago, podemos especificar por ejemplo que nuestra empresa paga los días 10 y 25. Entonces, independientemente de la fecha de vencimiento inicialmente calculada por el término de pago, el sistema llevará la fecha de vencimiento al siguiente día 10 o 25. O la llevará al anterior día 10 o 25 si con el siguiente superamos el Nº máx. días hasta fecha vencimiento.
Con los periodos de no-pago, podemos especificar un periodo en el que no pagaremos, como por ejemplo un periodo vacacional como sería el mes de agosto. En este caso, si el cálculo inicial de la fecha de vencimiento (teniendo en cuenta el término de pago, el día de pago y el nº máx. días hasta fecha vencimiento) cae dentro del periodo no-pago, el sistema cambiará de nuevo la fecha de vencimiento y la llevará al siguiente día disponible después del periodo no-pago (o al anterior si con el siguiente superamos el Nº máx. días hasta fecha vencimiento).
Tanto los días de pago como los periodos de no-pago se pueden definir en 3 niveles distintos:
- Proveedor a proveedor, determinando los días de pago y los periodos de no-pago desde la ficha de cada uno de los proveedores. Este es el comportamiento por defecto de Business Central. Cuando creamos un nuevo proveedor, el sistema establece como Cód. días pago y como Cód. periodo no pago el mismo valor que el Nº de proveedor.
- Para un conjunto de proveedores, creando uno o varios Códigos de pago y de no pago, y asignando esos códigos a los campos Cód. días pago y Cód. periodo no pago de la ficha del proveedor.
- A nivel de empresa, configurando los días de pago y los períodos de no-pago desde la Información Empresa, y dejando en blanco los campos Cód. días pago y Cód. periodo no pago de la ficha del proveedor.
Tanto los días de pago como los periodos de no pago afectan al cálculo de la fecha de vencimiento inicial, la que el usuario puede ver en el mismo documento de compra, como al cálculo de la fecha de vencimiento de subsiguientes plazos si utilizamos un término de pago con vencimientos múltiples y una forma de pago que genera efectos.
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Lección 4. Formas de pago – Contrapartida
En esta lección vamos a ver la gestión de pagos más sencilla que podemos utilizar en Business Central.
Normalmente en Business Central el usuario registra por un lado facturas de compra con sus importes y sus fechas de vencimiento, y más adelante, registra los pagos de las mismas. De modo que la gestión de pagos implica como mínimo dos asientos contables distintos (el de la factura y el del pago) que se realizan en dos momentos distintos.
Sin embargo, hay ocasiones en que en el mismo momento que realizamos una compra realizamos también el pago. Es el caso de los pagos al contado que hacemos en tiendas. Vamos a una tienda, compramos un producto, pasamos por caja y en el mismo momento que la tienda nos da un ticket o una factura de aquello que hemos comprado, nosotros realizamos el pago en efectivo o con tarjeta.
Para estos casos, es posible configurar las formas de pago con un Tipo de contrapartida y una cta. contrapartida. En la lección hacemos 3 ejemplos:
- Forma de pago sin contrapartida. En este primer ejemplo, dejamos el campo cta. contrapartida en blanco. Cuando registramos una factura de compra con este término de pago, Business Central realiza solo el registro de la factura y el movimiento de proveedor queda pendiente. De modo que la gestión del pago la deberemos realizar más adelante, en su vencimiento.
- Forma de pago con Tipo de contrapartida Cuenta y Cta. Contrapartida una cuenta contable del grupo 570. En este segundo ejemplo, al inspeccionar los asientos contables que Business Central ha hecho al registrar la factura, vemos el asiento contable correspondiente a la factura y también el asiento contable correspondiente al pago. En este caso, el pago se realiza en la cuenta contable indicada en el campo Cta. contrapartida de la forma de pago.
Al inspeccionar los movimientos de proveedor también vemos ambos movimientos (la factura y el pago) y además vemos que ambos movimientos están liquidados entre sí y que ambos dos tienen un importe pendiente 0. Es decir, la factura ya ha sido pagada y ha sido pagada por un pago en concreto. - Forma de pago con Tipo de contrapartida Banco y Cta. Contrapartida una cuenta bancaria. En este tercer ejemplo, al inspeccionar los asientos contables que Business Central ha hecho al registrar la factura, vemos el asiento contable correspondiente a la factura y también el asiento contable correspondiente al pago. En este caso, el pago se realiza en la cuenta contable indicada por el grupo contable del banco seleccionado en la forma de pago.
Al inspeccionar los movimientos de proveedor también vemos ambos movimientos (la factura y el pago) y además vemos que ambos movimientos están liquidados entre sí y que ambos dos tienen un importe pendiente 0. Es decir, la factura ya ha sido pagada y ha sido pagada por un pago en concreto.
En resumen, al indicar ya una cuenta de contrapartida en la forma de pago, Business Central registrará a la vez el documento de compra y el pago, y de esta forma el usuario no tiene que realizar un segundo paso para gestionar el pago.
En los ejemplos que hemos realizado con contrapartida, no nos hemos fijado en la fecha de vencimiento que ha calculado el sistema. Pero para estos casos lo que hubiera tenido sentido es haber seleccionado un término de pago con 0D como cálculo de fecha de vencimiento, es decir, que la fecha de vencimiento fuera la misma que la fecha de emisión del documento.
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Lección 5. Formas de pago – Cartera
Una opción para la gestión de pagos es la de utilizar la funcionalidad de Cartera de la localización española de Business Central.
En esta lección no vamos a entrar muy en detalle en la funcionalidad de Cartera, puesto que tenemos un curso entero dedicado a la Cartera. Lo sí que veremos en esta lección es cómo debemos configurar las formas de pago para utilizar la Cartera y cómo a través de los movimientos de proveedor vemos la situación del documento.
Hay cinco campos en la configuración de las formas de pago de Business Central que hacen referencia a la Cartera española:
- Facturas a Cartera: si este campo está marcado, significa que para esta forma de pago se utilizará el módulo de Cartera. No pueden estar marcados a la vez los campos Facturas a Cartera y Crea efectos. O uno o el otro, pero no ambos a la vez.
- Crea efectos: si este campo está marcado, significa que para esta forma de pago se utilizará el módulo de Cartera. No solo eso, sino que la factura se convertirá en un efecto y después será el efecto el que podrá ser gestionado a través de la Cartera. No pueden estar marcados a la vez los campos Facturas a Cartera y Crea efectos. O uno o el otro, pero no ambos a la vez.
- Tipo efecto: sólo tiene sentido si el campo Crea efectos está marcado. Sólo se utiliza cuando hacemos remesas de tipo Factoring.
- Entidad cobro: podemos gestionar el cobro (o el pago) de forma Directa o a través de Banco. Si seleccionamos Directo solo podremos registrar los pagos a través del diario de pagos y no podremos utilizar las Órdenes de Pago de la Cartera. Si seleccionamos Banco tendremos la opción de gestionar el pago de forma Directa o a través del Banco. De modo que personalmente siempre elijo Banco.
- Envía al acepto: si marcamos esta opción, no podremos incluir los documentos en una Órden de pago si antes no indicamos que ha sido Aceptado. Supone un paso más en la gestión de los pagos.
En la lección, configuramos hasta cinco formas de pago distintas con distintas opciones en los campos relacionados con la Cartera española de Business Central. Posteriormente registramos cinco facturas distintas
- Facturas a Cartera – Banco – Sin aceptación
El registro de la factura ha generado un único movimiento de proveedor, la factura. El movimiento de proveedor está pendiente de pago e indica que la situación del documento es Cartera y el estado del documento es Pendiente. Los campos específicos de Cartera como la Entidad de Cobro y el estado de la Aceptación no los vemos en los movimientos de proveedor, los veremos en los documentos a pagar de la Cartera.
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- Facturas a Cartera – Directo – Sin aceptación
El registro de la factura ha generado un único movimiento de proveedor, la factura. El movimiento de proveedor está pendiente de pago e indica que la situación del documento es Cartera y el estado del documento es Pendiente. Los campos específicos de Cartera como la Entidad de Cobro y el estado de la Aceptación no los vemos en los movimientos de proveedor, los veremos en los documentos a pagar de la Cartera.
- Facturas a Cartera – Directo – Sin aceptación
- Crea efectos – Directo – Envía al acepto
El registro de la factura ha generado tres movimientos de proveedor: la factura, la conversión a efecto y el efecto. La factura y la conversión a efecto están liquidados entre sí y no están pendientes. El efecto es el que está pendiente de pago y es el que indica que la situación del documento es Cartera y el estado del documento es Pendiente. Los campos específicos de Cartera como la Entidad de Cobro y el estado de la Aceptación no los vemos en los movimientos de proveedor, los veremos en los documentos a pagar de la Cartera.
- Crea efectos – Letra de Cambio – Banco – Sin aceptación
El registro de la factura ha generado tres movimientos de proveedor: la factura, la conversión a efecto y el efecto. La factura y la conversión a efecto están liquidados entre sí y no están pendientes. El efecto es el que está pendiente de pago y es el que indica que la situación del documento es Cartera y el estado del documento es Pendiente. Los campos específicos de Cartera como la Entidad de Cobro y el estado de la Aceptación no los vemos en los movimientos de proveedor, los veremos en los documentos a pagar de la Cartera. - Crea efectos – Efectos – Banco – Sin aceptación – con múltiples efectos
El registro de la factura ha generado cuatro movimientos de proveedor: la factura, la conversión a efecto y dos efectos. La factura y la conversión a efecto están liquidados entre sí y no están pendientes. Los efectos son los que están pendientes de pago y son los que indican que la situación del documento es Cartera y el estado del documento es Pendiente. Los campos específicos de Cartera como la Entidad de Cobro y el estado de la Aceptación no los vemos en los movimientos de proveedor, los veremos en los documentos a pagar de la Cartera.
En la lección hacemos una breve órden de pago y vemos como en el movimiento de proveedor se va actualizando el contenido de los campos Situación Documento y Estado Documento.
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Lección 6. Diario de pagos
En esta lección hablamos de la importancia del campo Importe Pendiente de los movimientos de proveedor, puesto que es el campo que nos indica la deuda que tenemos aún pendiente con el proveedor.
Vemos como el Saldo de un proveedor es la suma total de su extracto, es decir, de todos los movimientos de proveedor que ha tenido a lo largo del tiempo, pero que podemos acotar aún más y ver que el Saldo del proveedor es también la suma del subconjunto de movimientos de proveedor que están pendientes. Incluso tenemos la opción de ver el Saldo vencido como la suma de los movimientos de proveedor pendientes cuya fecha de vencimiento es anterior a la fecha de hoy.
Posteriormente empezamos a realizar pagos manuales a través del Diario de Pagos.
Para realizar un pago creamos una línea en el diario de pagos con la siguiente información:
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- Fecha de registro: fecha en la que queremos que quede contabilizado el pago
- Tipo documento: pago
- Nº documento: número con el que quedará registrado el pago. Normalmente utilizaremos un Nº serie y será Business Central el que automáticamente nos de un Nº documento.
- Tipo mov.: tipo de maestro contra el que queremos registrar la línea del diario. En este caso proveedor.
- Nº cuenta: en este caso, el Nº proveedor al que le queremos registrar un pago.
- Importe debe: Importe del pago. Podemos indicarlo manualmente o podemos dejar que Business Central lo rellene por nosotros si seleccionamos el documento que queremos pagar.
- Aplicado (si/no): será rellenado automáticamente por Business Central. Indica si la línea de diario que vamos a registrar será liquidada contra algún movimiento de proveedor o no.
- Liq. por tipo documento: si queremos liquidar el pago contra un único movimiento de proveedor, podemos indicar en este campo el tipo de documento a liquidar.
- Liq. por nº documento: si queremos liquidar el pago contra un único movimiento de proveedor, podemos indicar en este campo el Nº documento a liquidar.
- Liq. por nº efecto: en caso de querer liquidar un efecto, podemos indicar en este campo el Nº efecto a liquidar.
- Liq. por fecha vencimiento documento: en caso de querer liquidar el pago contra un documento de una fecha de vencimiento concreta, podemos indicar en este campo contra qué fecha de vencimiento debe el sistema hacer la liquidación
- Tipo contrapartida: contrapartida para el asiento de pago. Normalmente será una cuenta contable del grupo 470 (caja en efectivo) o será un Banco.
- Cta. contrapartida: nº de cuenta o de banco a utilizar como contrapartida en el asiento de pago.
A lo largo de la lección realizamos pagos en el diario de pagos haciendo distintos tipos de liquidaciones:
- Pago liquidado contra un único documento
- Pago sin liquidar contra nada
- Pago liquidado contra múltiples documentos
- Pago liq. por antigüedad
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Lección 7. Liquidaciones de movimientos de proveedor
Para poder realizar una correcta gestión de los pagos y saber en todo momento qué es lo que está pendiente de pago y qué es lo que ya ha sido pagado, es muy importante llevar una correcta liquidación de los distintos movimientos de nuestros proveedores.
En lecciones anteriores ya hemos realizado algunas liquidaciones:
- Al registrar un pago desde el diario de pagos, realizando liquidación contra un único movimiento de proveedor
- Al registrar un pago desde el diario de pagos, realizando liquidación contra múltiples movimientos de proveedor
- Permitiendo que Business Central escoja la liquidación con la opción de Liquidación por antigüedad
En esta lección vamos a ver otros sitios en Business Central donde se pueden realizar liquidaciones:
- Al confeccionar un abono o nota de crédito, es posible especificar también una liquidación, de modo que el importe del abono se descuente de una factura o efecto.
La pantalla que se nos presenta desde los abonos para realizar liquidaciones es exactamente la misma que se abre desde el diario de pagos al realizar una liquidación múltiple.
En el caso de utilizar la funcionalidad española de Cartera para emitir los pagos, es muy importante que los abonos estén liquidados y descontados, puesto que los abonos no se ven desde el módulo de Cartera. Si no hemos descontado el abono de alguna factura, desde la Cartera acabaremos pagando el importe íntegro de la factura en lugar de el importe que realmente tenemos pendiente con el proveedor.
- En los propios movimientos de proveedor. Si hemos registrado abonos y pagos sin liquidación, es posible realizar la liquidación a posteriori desde los propios movimientos de proveedor.
La pantalla que se nos presenta desde los movimientos de proveedor para realizar liquidaciones es exactamente la misma que se abre desde el diario de pagos al realizar una liquidación múltiple o desde los abonos.
La única diferencia en el caso de realizar liquidación desde los movimientos de proveedor es que en la pantalla de liquidación debemos realizar el paso de registrar la liquidación. En el caso del diario o de los abonos no era necesario porque posteriormente pasamos por un proceso de registro (el registro del diario o el registro del abono) que además del registro habitual, registrará también la liquidación. Sin embargo, en los movimientos de proveedor no tenemos ningún proceso de registro habitual, por lo que deberemos registrar la liquidación de forma explícita.
Veremos también que si nos hemos equivocado a la hora de realizar liquidaciones, desde los movimientos de proveedor es posible deshacer las liquidaciones existentes para después poder hacer de nuevo una liquidación correcta.
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Lección 8. Descuentos por pronto pago
El descuento de pronto pago es un tipo de descuento que en Business Central se aplica en función de la fecha de pago. Si la fecha de pago es anterior a la fecha máxima en la que es posible obtener el descuento por pronto pago, entonces el sistema calculará el descuento y nos permitirá liquidar completamente una factura contra un pago de un importe menor. Si la fecha de pago es posterior a la fecha máxima en la que es posible obtener el descuento por pronto pago, entonces el sistema no calculará ningún descuento y deberemos pagar el importe íntegro de la factura.
En Business Central, los descuentos por pronto pago se configuran en los Términos de Pago. Los Términos de Pago se utilizan principalmente para calcular fechas de vencimiento normales a través del Cálculo de fecha de vencimiento. Pero en los Términos de Pago también existen unos campos vinculados con el pronto pago:
- Fecha cálculo dto. P.P.: una fórmula de fecha para calcular la fecha límite en la que es posible aplicar un descuento por pronto pago. Una fórmula de fecha puede incluir unidades de medida como D para días, S para semanas, M para meses, T para trimestres o A para años. Además, puede ser una fórmula simple o compleja.
- % Descuento: el porcentaje de descuento a aplicar en caso que se pueda aplicar el pronto pago
- Calc. dto. P.P. en abonos: especifica si el descuento por pronto pago debe calcularse también en documentos de compra de tipo abono o nota de crédito.
Por ejemplo, en la empresa de demostración CRONUS España S.A., hay un término de pago llamado 1M(8D), que, tal y como está configurado significa: la fecha de vencimiento normal de las facturas será de 1 mes, pero si se realiza el pago dentro de los primeros 8 días, se aplicará un descuento por pronto pago del 2%.
En las facturas de compra, cuando se utiliza un término de pago configurado para calcular descuento por pronto pago, vemos que se calculan y rellenan automáticamente los campos Fecha dto. P.P. y % Dto. P.P., aunque el usuario también tiene la posibilidad de establecer la información del descuento por pronto pago manualmente en la factura.
Al registrar una factura con pronto pago, el campo Fecha dto. P.P. de la factura se traslada al campo Fecha dto. P.P. del movimiento de proveedor.
Posteriormente, cuando utilizamos el diario de pagos para pagar una factura que tenía la posibilidad de descuento por pronto pago veremos que:
- Si la Fecha de Registro del pago es posterior a la Fecha dto. P.P. de la factura, Business Central no calcula ni aplica el descuento por pronto pago, de modo que se debe pagar el importe íntegro de la factura.
- Si la Fecha de Registro del pago es anterior a la Fecha dto. P.P. de la factura, Business Central calcula y aplica el descuento por pronto pago. Ya en el propio diario de pagos nos propone un importe a pagar inferior al importe de la factura. Al registrar este pago, veremos el descuento por pronto pago registrado de la siguiente forma:
- En el movimiento de proveedor correspondiente a la factura:
- El importe pendiente es 0
- El movimiento está liquidado completamente contra un movimiento de pago de importe inferior
- En el campo Dto. P.P. (DL) se indica el importe de descuento
- En el movimiento de proveedor al pago:
- El importe pendiente es 0
- El movimiento está liquidado completamente contra un movimiento de factura de importe superior
- El importe inicial es el importe realmente pagado
- El importe debe es el importe total de la factura que se paga (sin descuento)
- Los movimientos detallados indican que hay un Mov. inicial por el importe pagado y un Descuento P.P. por el importe del descuento
- En los movimientos de contabilidad:
- El asiento contable utiliza la cuenta del proveedor, la cuenta del banco, y una cuenta contable adicional donde se ha imputado el importe del descuento.
- En el movimiento de proveedor correspondiente a la factura:
Ir al vídeo de la lección 8. Descuentos por pronto pago
Lección 9. Proponer pagos a proveedores
La acción Proponer pagos a proveedores del Diario de Pagos nos permite automatizar y agilizar el proceso de pagos a proveedores.
En lecciones anteriores hemos utilizado el diario de pagos para confeccionar y registrar pagos a proveedores de forma manual. Como usuarios primero debíamos saber para qué proveedor queríamos registrar un pago, después teníamos que crear manualmente una línea en el diario y rellenar toda información referente al pago: el tipo de cuenta, el nº cuenta, el importe, la contrapartida, seleccionar los documentos contra los que liquidar, etc.
La utilidad de Proponer pagos a proveedores nos sirve para acabar teniendo el mismo tipo de líneas en el diario de pagos, con la misma información, pero siendo el propio Business Central quien cree todas estas líneas en lugar de tener que hacerlo nosotros de forma manual. Dadas las condiciones que establezcamos en las opciones de esta acción, Business Central se encargará de buscar todos los documentos pendientes de pago que cumplan con los criterios establecidos y nos generará líneas en el diario de pagos con toda la información necesaria para poderlas registrar.
Cuando ejecutamos la utilidad de Proponer pagos a proveedores se nos presentan las siguientes opciones de búsqueda:
- Fecha del último pago: el sistema propondrá pagar todos aquellos movimientos de proveedor Abiertos (con Importe Pendiente) cuya fecha de vencimiento sea igual o anterior a la fecha establecida en esta opción.
- Buscar dtos. P.P.: si esta opción está marcada, el sistema propondrá pagar también todos aquellos movimientos de proveedor Abiertos para los que sea un posible descuento por pronto pago antes de la Fecha del último pago, aunque la fecha de vencimiento sea posterior.
- Importe disponible (DL): si dejamos esta opción a 0, el sistema propondrá pagar todo aquello pendiente hasta la fecha establecida. Puede que no dispongamos de suficiente dinero para pagar todo aquello que tenemos pendiente. En este caso, podemos especificar el importe del que disponemos y Business Central irá seleccionando documentos a pagar hasta llegar al importe disponible. A partir de ahí, no propondrá más pagos aunque haya más documentos pendientes de pago.
- Utilizar prioridad prov.: especialmente cuando no disponemos de suficiente dinero para pagar a todos nuestros proveedores, es importante poder establecer un sistema de prioridades que determine en qué orden pagar a los proveedores. En este caso, Business Central propondrá primero pagar a los proveedores con mayor prioridad, y en caso de no disponer de suficiente dinero, propondrá no pagos a los proveedores con menor prioridad.
- Omitir pagos exportados: aunque un cierto documento pendiente aún no esté pagado, si éste ya ha sido incluido en una línea de diario y ya ha sido exportado a un archivo electrónico que hemos entregado al banco, tenemos la opción de no volverlo a incluir para evitar pagos duplicados.
- Comprobar otras secciones de diario: aunque un cierto documento pendiente aún no esté pagado, si éste ya ha sido incluido en una línea de diario que se encuentra en otra sección, tenemos la opción de no volverlo a incluir para evitar pagos duplicados.
También se nos ofrecen una serie de opciones sobre cómo presentar el resultado:
- Una línea por proveedor: si no está marcado, Business Central creará una línea en el diario de pago por cada movimiento pendiente de proveedor, utilizando la opción de liquidación individual del diario. Si está marcado, el sistema creará una línea por proveedor por el importe a pagar al proveedor, utilizando la opción de liquidación múltiple del diario.
- Por dimensión: podemos seleccionar generar una línea por proveedor y valor de las dimensiones que escojamos.
- Fecha registro: Fecha que queremos que el sistema establezca como fecha de registro de todas las líneas de diario que vaya a crear
- Calcular fecha registro a partir de fecha de vencimiento de documento de aplicación: en el caso de no agrupar por proveedor y/o dimensión, podemos especificar que queremos que cada línea de pago tenga su propia fecha de registro que será un cálculo en función de la fecha de vencimiento del documento seleccionado para liquidar.
- Desfase fecha de vencimiento de documento de aplicación: en caso de tener marcada la opción Calcular fecha registro a partir de fecha de vencimiento de documento de aplicación, podemos especificar aquí una fórmula de fecha a aplicar sobre la fecha de vencimiento para el cálculo de la fecha de registro.
- Nº documento inicial: Nº documento a utilizar en las líneas del diario. Si la sección desde la que estamos ejecutando la acción de Proponer pagos a proveedores tiene un Nº serie asignado, el Nº documento inicial lo establecerá el sistema
- Nuevo nº doc. por línea: especifica si queremos que cada línea que se genere deba tener un número de documento distinto o si podemos utilizar el mismo número para todas las líneas.
- Tipo contrapartida: especifica el Tipo de contrapartida (habitualmente Proveedor o Banco) que querremos utilizar en el asiento de pago. Si la sección desde la que estamos ejecutando la acción de Proponer pagos a proveedores tiene un Tipo de Contrapartida asignado, el Tipo contrapartida lo establecerá el sistema, pero podemos cambiarlo si es necesario.
- Cta. contrapartida: especifica el Nº de cuenta de contrapartida a utilizar.
- Tipo pago por banco: especifica si queremos crear líneas de pago para efectuar por ejemplo transferencias o cheques
A lo largo de la lección hacemos varias pruebas de proponer pagos a proveedores con distintas opciones marcadas para ver cómo cada una de las opciones influye en el resultado final.
Ir al video de la lección 9. Proponer pagos a proveedores
Lección 10. Exportación del archivo SEPA
Una vez sabemos qué es lo que tenemos que pagar gracias a la funcionalidad de Proponer pagos a proveedores que vimos en la lección anterior, es momento de efectivamente realizar el pago.
Vamos a empezar por aquellos pagos que queremos pagar mediante transferencia bancaria. Para hacer efectivos los pagos, vamos a exportar de Business Central un archivo electrónico en formato SEPA con toda la información de los pagos a realizar. El archivo SEPA lo subiremos después a la web de nuestro banco para poder realizar las transferencias. Y una vez tengamos la confirmación del banco de que los pagos se han realizado, registraremos los pagos en Business Central.
Veremos que la empresa de demostración CRONUS España S.A. no está plenamente configurada para poder exportar archivos SEPA. A lo largo de la lección intentaremos realizar la exportación e iremos realizando las configuraciones que el propio sistema nos irá pidiendo, que son las siguientes:
- La contrapartida de cada una de las líneas del diario de pagos que vamos a incluir en el fichero SEPA tiene que ser un Banco.
- La Fecha Registro de las líneas del diario debe ser como mínimo hoy. No se puede hacer una transferencia SEPA con una fecha pasada
- El banco por el que vamos a realizar los pagos tiene que tener la siguiente información:
- Formato de exportación de pagos: debemos seleccionar el formato del archivo que queremos exportar. En la empresa de demostración CRONUS España S.A. aún podemos seleccionar las antiguas normas españolas como la N34, pero para exportar un archivo SEPA para efectuar pagos por transferencia vamos a seleccionar el formato SEPACT.
- IBAN: debemos indicar el IBAN de la cuenta bancaria que estamos utilizando como contrapartida de los pagos.
- Nº mensaje transf. créd.: un número de serie con el numerador a utilizar para los archivos SEPA que vayamos generando.
- Para cada una de las líneas a incluir en el fichero SEPA debemos incluir la siguiente información:
- Cta. bancaria destinatario: debemos indicar el banco del proveedor al que vamos a hacer la transferencia.
En la lección vemos:- Cómo crear y configurar bancos de proveedores
- Cómo seleccionar un banco de proveedor al que hacer una transferencia
- Cómo hacer que Business Central no nos pida rellenar esta información en el momento de hacer el pago, sino que ya conozca esta información de antemano (a través del Código de cuenta bancaria preferida de la ficha del proveedor o del Cód. Banco proveedor de la factura de compra)
- Mensaje al destinatario: concepto que el proveedor verá en su extracto bancario. Por defecto Business Central ha puesto el nombre de nuestra empresa cuando hacemos pagos agrupados por proveedor o una indicación del Nº factura proveedor cuando no hacemos pagos agrupados.
- Cta. bancaria destinatario: debemos indicar el banco del proveedor al que vamos a hacer la transferencia.
Una vez generado el fichero de pago, la línea del diario queda marcada como exportada y ya no puede eliminarse. La marca la vemos en los campos:
- Exportado a archivo de pagos: marca de verificación que el sistema marca automáticamente cuando se exporta el fichero.
- Importe exportado total: inicialmente es el importe de la propia línea, que es el importe exportado a fichero, pero si realizamos exportaciones duplicadas veremos como el importe exportado total va incrementándose.
El fichero exportado lo subiremos a la web de nuestro banco y realizaremos las transferencias. Una vez hechas las transferencias, podemos volver a Business Central y registrar las líneas del diario de pagos.
Ir al video de la lección 10. Exportación del archivo SEPA
Lección 11. Impresión de cheques
Una vez sabemos qué es lo que tenemos que pagar gracias a la funcionalidad de Proponer pagos a proveedores que vimos en lecciones anteriores, es momento de efectivamente realizar el pago.
En esta lección vamos a imprimir cheques para los pagos que queremos realizar.
En el diario de pagos tenemos cuatro acciones distintas relacionadas con los cheques:
- Vista preliminar cheque: nos da una vista previa de la información que aparecerá en el cheque: la información del pagador (nombre y dirección), la información del beneficiario (nombre y dirección), la información del importe (importe en letras e importe en números) y la fecha del cheque (la fecha de registro de la línea del diario)
- Imprimir cheque: esta es la acción que efectivamente imprime los cheques. Tenemos varias opciones:
- Banco: Debemos indicar el Banco a utilizar para imprimir los cheques. Business Central solo imprimirá cheques para aquellas líneas del diario de pagos cuya contrapartida sea Banco y la Cta. contrapartida sea el Banco que ahora indiquemos en esta opción
- ÚIt. nº cheque: indica el último número de cheque que se utilizó en este Banco. Esta información proviene del campo Últ. nº cheque que existe en la ficha de la cuenta bancaria. El sistema sumará 1 para el siguiente cheque que imprima y actualizará el campo Últ. nº cheque de la ficha del banco.
- Un cheque por proveedor y nº documento: si no está marcado, el sistema imprimirá un cheque por cada línea del diario de pagos. Si está marcado, el sistema hará una agrupación e imprimirá un único cheque por proveedor por el importe total de la suma de todos los pagos a realizar a ese mismo proveedor
- Reimprimir cheques: esta opción nos permite imprimir de nuevo un cheque que ya estuviera emitido.
- Test impresión: esta opción nos permite imprimir un papel en blanco en el que se verá el lugar que ocuparán los distintos conceptos a imprimir (pagador, beneficiario, importe, etc.), pero sin realmente imprimir información específica. Esta opción nos puede servir para comprobar que la impresión estará alineada con el papel preimpreso del que dispongamos.
- Serie preimpresa: si no está marcado, Business Central imprimirá el Nº cheque. Si está marcado, el sistema entiende que el Nº cheque está preimpreso en el papel preimpreso del cheque y no incluirá el Nº cheque en la impresión.
En la lección imprimimos cheques para el Banco CHEQUE con la opción Un cheque por proveedor y nº documento. Tras la impresión comprobamos que:
- Business Central ha hecho una agrupación por proveedor y efectivamente ha impreso un único cheque por proveedor, indicando en el impreso todos los documentos que conforman el importe total del cheque
- El Nº documento en la línea del diario ha cambiado, siendo ahora el Nº cheque
- El sistema ha borrado la contrapartida de todas las líneas del diario y ha creado líneas adicionales para indicar la contrapartida
- Hay una indicación de la impresión del cheque en el campo Cheque impreso, que hace que no podamos borrar la línea del diario
- Business Central ha generado un Mov. cheque que se puede consultar desde la ficha de la cuenta bancaria. El Mov. cheque indica que el cheque está impreso pero no ha realizado ningún tipo de registro contable.
Cuando tenemos la confirmación de que el cheque ha sido cobrado, es momento de volver a Business Central y registrar el pago. Tras el registro del pago, veremos que el Mov. cheque se ha actualizado, indicando ahora que está registrado, y ahora si podemos buscar y ver los movimientos relacionados como son los movimientos de contabilidad, los movimientos de proveedor, movimientos de banco, etc.
Ir al video de la lección 11. Impresión de cheques